品碩創新:提升員工的問題解決能力,不再是夢想

企業內訓-問題分析與解決實戰營 心得分享
2018-10-07

品碩創新:提升員工的問題解決能力,不再是夢想

 品碩創新:陳伯陽顧問

最近我連續擔任中部和南部兩家公司CIT(持續改善小組)活動發表會的評審,除了對發表成員的亮眼表現鼓掌祝賀外,也對兩家公司的總經理相同的評論內容深有感觸。他們都提到了這些成員兩三年來的變化,從無法完整描述事情,遇事拼命找藉口理由,變成了現在邏輯清楚,充滿自信地與主管討論各種解決方案,這兩位總經理欣喜的感受到員工能力的成長變化。

提升員工的問題解決能力,不再是夢想

其中一位總經理在會後跟我聊起以前曾經問過的問題,他問:『聽說有些公司的員工很厲害,這些精兵幹將到底是甚麼樣子?』總經理會有這樣的疑問是因為觀念上厲害員工指的是高學歷、高技術能力、高銷售能力或是能處理各種狀況的企業高手,也深信要成為高手,除了努力之外,個人的資質占了重要因素。有這種觀念的不是只有許多企業的高階主管,多數的員工也是這種想法,所以主管會因為公司的條件招攬不到天資高的員工而苦惱,員工也覺得自己資質普通沒有希望成為高手,大家都相信高手是稀少珍貴很難快速培養的。

當時我跟這位總經理分享兩點看法,第一點是現代企業對於高手的定義已經與以前不同了,第二點是現在的企業高手可以快速大量的培養。以前企業競爭比較依賴戰將式的主管指揮部屬處理問題,現在的競爭要靠基層員工組成精銳的戰鬥小組,發揮彈性作戰的能力最短時間回應客戶的問題。戰將式的主管很難培養,但是基層員工的戰鬥小組可以透過訓練方案,快速大批量的形成。最重要的是得益於知識的容易取得與管理方式的進步,很多高手的技巧都已經被研究歸納出來,所以高手的培養跟天資關聯愈來愈少,靠的是自我要求的紀律和熟練度。現在的企業不必靠運氣去找尋高手,只要公司願意透過專家協助提升員工能力,經過顧問輔導,兩三年之後,絕對可以讓員工產生精兵的面貌。

主管參與是持續改善創新活動成功的重要因素

這段對話被總經理記在腦裡,每年的發表會都花上一整天的時間仔細觀察員工的表現。當他看到以前唯唯諾諾,碰到問題就束手無策的員工,現在卻能站在台上,在眾人面前清楚地介紹處理問題的過程,並從容不迫的回答各個主管和他的提問。總經理覺得員工真的有從老百姓變成精兵的樣子,至少他發現了好幾個員工讓他有信心跟他們討論公司未來的策略如何展開,不會再有無將可用無兵可派的痛苦。

當總經理感謝品碩創新顧問公司的顧問們幫助他們導入持續改善制度,透過CIT活動來提升員工能力時,顧問團隊也衷心感謝企業主管們的參與配合。顧問們表示從過去的經驗,發覺單位主管如果有參與輔導的過程,關注學員進度,協助學員排除學習干擾,訓練成效明顯的優於主管沒有參與輔導的案例。例如前者的主管會指定人員管理中間數個月的學習過程,督促各組準時完成作業,依進度召開會議討論,檢查簡報內容以及組員遇到的困難,把課程當成是主管學習如何提升部屬能力的機會。後者的主管沒有關注學員的學習狀況以及遭遇的問題,覺得這只是一項安排人員參加培訓課程的任務,學習效果要看部屬自己的意願;這兩種主管態度的不同,會影響參與學員的學習動力,培訓單位辛苦安排的輔導案成效也隨之不同。

建立持續改善創新的文化

主管對改善案的參與程度除了影響成員個人的學習效果外,也會改變小組的團隊合作情況進而影響公司團隊文化。CIT活動的改善案是由組員選定主題然後要進行長達數月討論的實際案例,學員從中學習到的不僅是問題分析邏輯和各種工具的應用,另外還有專案期限的壓力處理和團隊分工的協調能力。小組成員可能來自於不同單位,要對一個高層指定的改善任務,找出可以開會的時間,分配任務以及要求各組員按時完成任務,不是件容易的事。所以在活動剛引進企業時,建議主管要幫忙協調,不要讓有責任感想完成作業的組員孤立無援。如果改善小組無法分派團隊任務,只能靠一兩位成員代替其他人完成所有改善內容,CIT活動想訓練的團隊協作效果就會大打折扣,公司也失去了一個建立團隊合作文化的機會。 CIT活動結合了改善創新的方法與工具和專案管理的精髓,在台灣已經有廿年以上的推行歷史。愈來愈多的成功案例顯示,企業可以不必再依賴挖角的手段空降中層主管或技術人才,引進CIT活動提升現有員工的能力是最省錢最紮實的作法。顧問輔導個案改善只是高手養成的起步,後續還要主管利用選定改善主題和設定目標的機會,讓員工能參與方針展開到日常管理中的任務設計和指標制定。當員工的工作內容不再只是單純重複的勞動,當他們能站在主管的高度,以公司的利益為目標,系統性的思考自己能做什麼時,源源不絕的改善個案會把他們磨練成實戰高手,而這樣的高手才是對公司發展有價值的高手。

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