品碩創新:企業轉型的關鍵解決方案~營運流程優化

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品碩創新:企業轉型的關鍵解決方案~營運流程優化

品碩創新:郭仲倫顧問

隨著環境的快速變化,企業面臨的挑戰愈來愈大,如中美貿易大戰事件,市場的結構發生巨幅的改變,企業被迫需在短時間快速因應各種巨變,許多的產業重新佈建產業供應鏈,地表最大規模的一次產業佈建移動,在各地快速的展開,如此重大的挑戰也僅僅是企業成長過成的一個事件,過去也發生過許多重大的事件,未來,相信也一定會再發生,值得令人省思的是企業在重大衝擊後,企業便隨即消失、或是在驚濤駭浪下驚險的度過、還是沈著穩定的度過難關,您身在怎樣的處境呢?若您未來可能身處困境,如何將企業轉型為體質健全、反應靈敏、競爭力十足的全新企業,是企業營運上的最重要課題之一。

談到企業轉型的方向,近年在好幾個具代表性的高獲利企業中進行管理輔導,發現一個有趣的趨勢,不論是年營收數十億或百億或千億的企業,不分産業,同時都在積極進行營運流程的優化,深廣度也都在不斷的擴大當中,這並非全然是巧合,而是有其道理的,這些企業在過去歷年來都有亮眼的營收成績,照道理應該營運流程管理的很不錯,但為什麼他們卻又投入大量的資源推廣營運流程改善,只是為了好還要更好嗎?探究起主要的原因,在企業營收突破性成長的時候,往往是客戶信任與需求大幅的增長,但企業在此時,很可能尚未具備因應更多更好品質的營運流程,所以為了提供符合客戶期待的產品及服務,許多營運上低效能的工作流程,就必須不斷的檢討與優化,畢竟用小炒菜鍋炒一盤菜,與炒大鍋菜給一大群人吃,技術上一定差異很多;而營運流程優化的起手式,可標竿比較優質企業的作法,以快速跟進展開企業營運流程的調整與進化。

推動企業展開營運流程改善,在很多的企業中,過去或多或少都做過,但往往成效不彰,不能持久,最後自然而然會感覺做不下去而停擺,推動流程改善並非單純管理者挑幾個主題,指派人員負責推動,就能成功,要考慮的成功面向很多,應以一套系統性的科學方法來進行,不僅要能確保成功,還要能持續擴展,企業真正要看到的是長期累積效益,而不是短期成果。在過去多年累積顧問輔導企業推動持續流程改善的活動經驗上,在此分享成功推動的五大秘訣:

企業成功推動流程改善的五大秘訣

  • [秘訣一]高階主管的投入與支持:流程改善推動的最重要必要條件是高階主管的支持,而且所需要的是一種投入性的支持,舉例高階主管在相關的改善活動與培訓可透過開場五分鐘說明管理者的目標與期許,並全程參與關鍵培訓與改善發表活動等,如此是為了彰顯管理階層的企圖心與明確推動的態度。

  • [秘訣二]培訓正規流程改善方法:以標竿比較同業或異業在流程改善的成功方法,舉例8D方法、QC Story、QC tools等,評估並選定適合企業的方法與工具後,安排改善小組及相關主管的正規訓練。
  • [秘訣三]體驗與實證手法:在企業推動任何新的制度或系統,難免有部份的人擔心或抗拒,很多人可能是擔心不熟悉的事物,怕學習不來,怕做不好有壓力,或怕增加工作等理由而抗拒,但組織中也總有一定比例個性積極的主管與團隊,可先取得該區域關鍵高階主管的支持,選定少數主題,指派改善小組,以正確的流程改善方法進行改善,建立代表性的企業在地改善案例實證,並接續以此進行內部的宣導與推廣。
  • [秘訣四]成立流程改善推動小組:以正式或任務編組方式組織明確推動的團隊,組成人員包含輔導員、內部講師、改善小組組長等,除明確化企業的重視外,透過此團隊的明確權責,使企業能持續推動改善活動。
  • [秘訣五]定期發表改善案例:企業宜透過定期的方式進行流程改善案例的共同發表,透過評比的場合,可促使優質案例在公開發表的管道,進行最有效的宣傳與分享,同仁透過此管道可快速學習到優良案例中所使用的工具與邏輯,在地案例也是學習流程改善方法的最佳觸媒,案例發表亦可激勵同仁的參與和進步,是推廣流程改善成功的重要關鍵。

營運流程改善是一門企業必修的課程,推動起來很像中醫的行醫手法,過程細心的望、聞、問、切,除有形上推動方法與制度,無形上也為企業涵養了企業解決問題的邏輯與語言,調養企業擁有良好的體質與文化,便可沈穩的因應未來環境不可預測的險惡衝擊。

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