如何在CIT或品管圈發表時得高分

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如何在CIT或品管圈發表時得高分

品碩創新:陳伯陽顧問

為了檢驗CIT/品管圈活動成果以及激勵同仁的活動熱情,企業推行單位會舉辦期中報告以及期末報告。報告當天各組報告者心裡大都是緊張不安,擔心表現不好。Rick陳伯陽顧問分享以下各點,幫助小組在報告中取得高分。

1.外表要正式莊重

報告者外表的情況會影響現場觀眾和評審的印象分數,所以即使沒有非常正式的服裝,也要保持乾淨齊整。頭髮鬍鬚等外觀都要事先整理,呈現出正式報告的形象。

2.開場的氣勢要足

報告者站在台上不要匆忙的開始報告,建議要先安靜一兩秒,微笑並眼神向評審和觀眾們致意,吸口氣然後中氣十足簡潔的進行開場白。

3.用故事來引人入勝

想像是在講故事,帶著大家進入你的改善過程中。所以眼神、語氣、停頓、動作甚至懸疑點的提問,要有熱情、節奏感。有些比賽甚至會用小品演戲或是錄影來表現。

4.要展示組員的向心力

除了報告者外,其餘組員也要分配工作,例如準備道具、一起演戲或是一起回答觀眾的提問等。

5.用容易理解的方式來解釋特殊用語

對於改善題目中涉及的專業術語要進行解釋,除了在報告上用文字或是圖表說明外,報告時也可以用自問自答或是透過搭檔提問來讓報告者用簡單的方式說明這些特殊用語。

6.組員要幫忙提醒

報告者可能會因緊張而有許多不好的表現,所以組內要有人來提醒。例如幫忙記時,提醒報告者語速太快,含糊不清楚、或是忘了看觀眾,表情太緊張甚至忘詞時要提詞等。

7.簡明扼要的報告

要在很短的時間內把報告講清楚考驗的是摘要的能力,所謂摘要就是講每頁的重點是甚麼,不要像念稿一樣講完整頁的內容,也不要只講用了甚麼工具手法,內容卻都沒有提到;報告中重要的真因和對策的內容要互相呼應,先在真因中多些解釋,然後在對策中再次提到,讓評審有深刻印象。另外,要依據小組整個內容的優缺點來調整各步驟需報告的時間。

8.安排人員問答

可以安排人員提問,提問讓自己再加分的題目並讓問答的時間控制在自己能回答的問題內。

8.不要發生辯論

如果評審或觀眾提問時,對於小組的回答不滿意,並進而提出更尖銳的問題時,小組要表現出虛心接受,表示會再重視研究,不要試圖解釋或是發生爭辯。

結語:

評分項目通常為問題的解析邏輯、簡報的資料內容、簡報技巧三大項,上述這些技巧雖然看起來是評分表上佔分不高的簡報技巧,但在報告過程中會影響評審其他項目的評分。這些要點靠多演練就可以純熟運用,建議各小組多多練習,報告時爭取更高的分數。

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